Specifit Electronic Document Management System
(Specifit EDMS)
Sistēma nodrošina iespēju automatizēt visus procesus, kas noris uzņēmumā saistībā ar dokumentu:
saņemšanu
izstrādi
uzskaiti
kontroli
meklēšanu
uzglabāšanu
Specifit EDVS mērķi ir:
Automatizēt dokumentu apstrādes procesus elektroniskā vidē
Izveidot centralizētu uzņēmuma dokumentu krātuvi
Sakārtot un sistematizēt uzņēmuma dokumentu struktūru
Līdz minimumam samazināt fizisko dokumentu apriti
Nodrošināt papildus datu drošību un paaugstināt dokumentu
konfidencialitāti, nosakot darbinieku pieejamības līmeņus datiem
Samazināt laika patēriņu, pārsūtot datus starp darbiniekiem, struktūrvienībām
Kontrolēt darbu izpildes termiņus, kavēšanās gadījumā informējot ar e-pasta starpniecību atbildīgos darbiniekus
Specifit EDVS iespējas:
Dokumentu pilna dzīves cikla nodrošināšana
Realizēti kopskati, kas ļauj saņemt informāciju par katra dokumenta pašreizējo statusu un atbildīgo darbinieku
Dokumentu skanētas versijas saglabāšana PDF formātā
Jaunu dokumentu izstrādāšana (no sagataves vai jauns dokuments), cieša sasaiste ar MS Office
Ērta izrakstīto/saņemto rēķinu statusa pārskatāmība
Ar dokumentu veikto darbību vēstures uzkrāšana
Nodrošināta pilnā teksta informācijas meklēšana sistēmā esošajos dokumentos
Iespējams kontrolēt veicamo darbu izpildi. Kavēšanās gadījumā informācija par kavējumiem var tikt nosūtīta pa e-pastu atbildīgajām personām, kā arī kļūst pieejama specializētajās atskaitēs
Sistēma ir pielāgojama ikviena uzņēmuma vajadzībām minimālā laikā, izmantojot dinamisku konfigurāciju
Dažādu pieejas tiesību nodrošināšana lietotāju grupu darbam ar dokumentiem
Visu dokumenta veidu numerācijas kārtības uzturēšana
Atbalsta dokumentu versiju kontroli
Virtuālo projektu izveide
Pakārtoto dokumentu (līguma pielikumi, rēķini, u.c.) saglabāšana un struktūras attēlošana
Darbinieki var tikt informēti par jaunu reglamentējošu dokumentu pieņemšanu ar iespēju atzīmēt iepazīšanās faktu
Statistiskās atskaites par dokumentu plūsmu
Elastīga lietu nomenklatūras veidošana
Elektroniskā paraksta nodrošināšana
Arhivēšanas iespējas